信息化—推进学校治理体系和治理能力现代化的有力抓手

习近平曾指出:“我们提出推进国家治理体系和治理能力现代化,信息是国家治理的重要依据,要发挥其在这个进程中的重要作用。要以信息化推进国家治理体系和治理能力现代化……更好用信息化手段感知社会态势、畅通沟通渠道、辅助科学决策。”

如今,信息“多点、多维、实时、共生”的特点愈加突出,再加上移动互联技术,人与信息的关系、人与人的关系、人与组织的关系均被重塑,“没有信息化就没有现代化”。对我校来说,信息同样是学校治理的重要依据,利用信息化手段感知校情态势、畅通沟通渠道、辅助科学决策,创造一个“运作更加科学、协同更加精细、响应更加即时、流程更加优化”的现代化智慧校园环境,已非常必要。

感知校情态势

态势感知(Situation Awareness)这一概念源于军事需求,上世纪90年代被引入到信息技术安全领域。态势感知是一种基于环境的,动态、整体地洞悉全局发展状况的能力。它有三个层次:

第一层次是关注当前发生了什么,把发展的态势曲线描述出来,呈现发展的历程;

第二层次是预测,在对现状分析的基础之上,预测未来可能会发生什么,呈现事物发展的趋势;

第三层次是决策指导,就当前的态势,如果你做一个动作,会产生什么后果,会怎样影响未来的结果。

以大数据为基础,通过动态监测预判未来是态势感知的核心。

作为一个拥有数万人规模的庞大组织机构,我们如果没有对学校运转过程中全面的数据收集、处理、利用,通过动态监测来实时地感知学校态势,就不可能很好地把握全局、科学决策、高效率运行,也不能做到有效预警,消灭隐患于萌芽阶段。我们在教师教学效果研判、科研评估、人力资源管理、财物使用效率提高、学生学习和心理健康管理等方面都需要动态的态势感知,并在态势感知的基础上进行决策、采取行动。

宏观层面,通过态势感知可以超越个体与局部的相对静态视野,更容易发现问题所在、可能弱点和盲区,帮助我们采取更有针对性的行动;微观层面,态势感知可以通过对各种行为数据分析,勾勒出真实形态,将原本模糊的活动通过数据清晰地描述出来,为改进工作提供证据支持。

例如:学校有限的资源使用效率怎么样?可以根据每年的基本数据,基于资源开展数据分析,对各项资源利用给出预测及预警;如何评价一门课程的好或坏?可以通过对课堂教学过程中的各种数据进行积累、挖掘、对比、分析,感知教学态势,提出有针对性的课堂教学改进措施;学生可能产生什么样的过激行为?可以聚焦学生行为数据,如学生的学习活动、学习进程和生活行为轨迹等,建立学生画像,定位特征群体,对学生有可能的危险行为进行预警管理。

数据能力是态势感知的基础。我们要准确无误地感知校情态势,必须要有对整个校园生态环境要素数据的完整获取能力,要有把来自不同的源头、不同类型的数据融合在一起、产生关联,通过进一步分析去发现问题的能力。所以,做好态势感知需要解决数据共享问题,但数据共享目前在我们学校是难点。

虽然各管理环节基本上都有自己的管理信息系统,但各系统使用情况大不一样,数据不完整、质量差、格式不统一等问题比较突出。提高数据质量,需要各部门转变观念,高度重视,融合创新,并有全局意识。各部门的数据质量提高了,感知校情态势才有可能做得到,也才有可能更加精准。因此,建立全校性的大数据信息共享与分析机制非常必要、紧迫。

大数据时代,宏观控制的精髓不再是力度问题,而是视野。感知校情态势,是扩大视野的有效办法。

畅通沟通渠道

利用信息技术畅通沟通渠道目前在社会上最受欢迎、应用最为普及。比如,大家都在用的微信,解决了人们之间声、图、文沟通交流的问题;广受欢迎的网络购物,解决了买卖双方信息交流的问题等。信息技术应用中,沟通交流模式单一、普适性强,相应的应用一经推出,便迅速得到各行各业、社会大众的欢迎。但是在很多学校,沟通效率低是广大管理人员、师生的一个痛点,本来利用信息技术可以很好解决的问题,我们并没有解决好。下面用几个具体例子加以说明:

师生办事的时候往往需要到处去“找部门、找服务”,经常听到有人抱怨:办理一件事,跑三五趟找不到签字人,其实找到人后审核、签字也就需要三两分钟时间。的确,如果多校区办学、再加上在不同校区之间往返所花的时间,无疑会积累师生的怨气。事实上,采用网上请示、签批,签批人使用手机、笔记本电脑在出差的路上、会议间隙随时随地都可以审核签字,再加上电子身份认证系统的可记录、可追溯、不可否认等优势,会大大提高效率,增加便捷性。所以,不少学校已经建成或正在建设网上“一站式服务大厅”。实施一站式网上服务,师生只要登录网上办事大厅提交自己的申请,业务部门在后台并联审批、提供服务,就能够做到从“手工”变成“自动化”,不仅可以提高效率,将管理与服务、监督与协调、规范与引导有效结合,还可以实现流程改善、流程重构,最后达到管理模式转移的目的。因此,无论从节省人、财、物开支,还是提高管理服务水平和效益,以及进行高水平大学建设的角度来看,都需要学校花大力气建设一站式网上服务大厅。

我们学校建设了“统一通信平台”。利用“统一通信平台”,不仅可以像程控交换机一样将电话的对外交流和对内交流功能整合在一起,还扩展了许多功能,例如:召开多个校区之间的视频会议,会议当中互相之间讨论、交流和面对面开会没有太大差别;召开电话会议,两个校区、甚至出差在外的人都可以加入进来开会、讨论、展示PPT等资料;开展远程教学活动,我校和美国阿克伦孔子学院两地学生之间的教学交流活动多次使用这一系统,等等。随着多校区、异地办学数量的增加,加上开展远程教学的需要,国内外越来越多的学校都在用这一系统,很受欢迎。

利用信息技术可以在现实校园的基础上再建一个数字化校园,在数字化校园中,您的身份和在现实校园中相对应,什么样的身份具有哪些权限、应该获取什么样的信息,系统能够自动识别、自动推送信息。我们看到,一些学校将通知、公告、任务布置、奖惩信息等内容在主页上面公布,但不考虑是否适合公布在主页上面。他们没有考虑到主页是对外宣传用的,不是办公用的。利用学校建设的数字校园门户,师生使用自己的工号经过统一身份认证登录后,不仅可以看到只有教职工生才能看到的通知、公告,还可以看到自己的身份有权看到的内容,比如:自己的待办事项、邮件、会议安排、课程信息等。

国际化是高等教育大势所趋,国际化很重要的一方面就是让更多国家、更多的人了解我们,并在有合作意愿时能够联系到我们。因而,通过英文网站介绍我们的组织架构、学科优势、取得的成绩、教职员工信息等,就很有必要。但目前建立英文网站的学院、学科很少,寥寥的一些英文网站内容更新也非常不及时。利用先进管理方法和IT技术手段畅通沟通渠道,可以使管理服务事项设置更加合理,流程更加优化,各主体定位更为清晰、权限明了,并能够使行政过程可检验、可追溯,有效解决行政过程中的缺位、越位问题,同时还可以获取真实、完整的数据,实现自下而上的评价机制,改造和优化现有的服务管理模式,实现管理机制创新,提升核心竞争力、提升管理效率。

辅助科学决策

我们学校的规模如此庞大,每天在教学、科研、管理、生活服务等方面的工作千头万绪,日常管理中的决策情境零散、多元、时效性要求高、业务量巨大,如若仍然依赖传统的长周期和机械化处理方式的行政程序来进行决策与治理,决策的效率与有效性将受到挑战。

在信息社会,那种主要靠听汇报、拍脑袋,以自己的理解、假想、推测为基础来进行决策的方式会带来很多问题,因为靠听汇报获取的信息远远不够,而且会有客观甚至主观的不准确、不全面、不及时。如果没有实时、全面地掌握第一手信息,就在事实上失去了掌控能力。各级管理人员都会遇到这样的问题。

工欲善其事,必先利其器。2008年google提出的“大数据”概念,深深影响着社会生活的各个方面,学校治理必须面对大数据时代催生的新的理解世界和决策的视角。在大数据的背景下,大学管理变成一种数据支撑的行为科学,大学的决策模式也必将向以数据为基础的决策模式转变,向以多元丰富的政策证据为支撑的现代教育治理模式转变。

重视数据背后蕴含的价值,通过对数据进行深度挖掘,减少学校组织管理的模糊性和不确定性,才能够优化管理机制,提高管理的响应速度,为师生提供更加精准的服务。

无论你是否认识到,每天我们学校运转中“种类多样、增长迅速、体量庞大”的数据都在实时地产生、流失着,并且其中相当一部分有价值的数据流失掉后不可再生。如果我们不具备搜集、存储、处理、利用这些数据的领导力,不能精细化捕捉各个方面的变化数据,我们就无法掌握由数据展现出来的复杂相关与因果关系,就不能将数据转化为治理与科学决策的能力。

随着信息技术的发展和应用的普及,我们对决策信息的把握,无论是在全面性、及时性还是可利用性等方面都具备了大幅提高的条件和手段。以移动互联、云计算、物联网为代表的这些成熟的信息技术,能够非常便利、即时、准确地获取学校日常活动中的各种数据,进行汇总后通过高效运算统计、数据挖掘和学习分析技术发现数据之间的关系,然后按照管理与决策要求,利用各种可视化智能平台对数据进行可视化处理,以多样直观的方式呈现给不同主体,使庞大、复杂的数据变得简约和直观,做到管理决策可视化、一目了然,并帮助各级管理人员进行智能化决策。

因此,充分利用我校的数据资源,发挥大数据的优势,提高学校决策的科学化、信息化水平非常重要,应该引起各级管理人员的高度重视。

必须认识到,社会信息化已经远远走在了教育信息化的前面,但学校在教学、管理等各方面仍然更多依赖经验判断。在互联网+向高校渗透的过程中,各种技术集合起来所产生的“酵母”效应,使得广大师生越来越不适应学校旧有的组织管理模式。信息技术正在促使大学进行相应的流程变革,并影响和推动我们重新考量大学的组织结构和管理制度。

与国内外各级各类高校利用信息技术推动教育教学变革的生机勃勃景象相比,我们学校还存在很多问题,严重制约了学校的治理效率和管理服务水平,比如:

  • 不少人由于认识、观念不到位,在自己的工作中利用信息技术提升工作效率方面不积极、甚至有抵触,习惯于一成不变,更不要说主动变革、融合与创新;

  • “信息技术对教育发展具有革命性影响”这一观念还远未深入人心;

  • 信息孤岛、服务割裂等问题严重,难以使信息技术成为了解师生、贴近师生、为大家排忧解难的新途径,难以成为倾听民意、汇聚民智的新渠道;

  • 办事程序繁琐和僵化,有一些事在实施过程中,看似人人讲原则、负责任,但就是难以实施到位,并且最后人人都不承担责任。

  • 亟待在顶层设计的框架下用信息化手段对传统业务流程进行改造,等等。

加快推进我校治理体系和治理能力现代化,任务十分艰巨。完成好这一任务,无论思想观念、精神状态,还是知识储备、工作方法,我们都还有许多不适应之处。我们需要顺应信息化发展大势,紧紧抓住互联网日益成为创新驱动发展的这一先导力量,着力提高我校信息化应用水平,着力建设一流的信息化育人环境,推进我校治理体系和治理能力的现代化,努力早日建成世界一流大学。

文章来源:《河南教育信息化》    王守中

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